Microsoft Access
En este post, realizare una descripción y definición de los componentes,
sus características y funciones de MS Access
MS Access es un sistema de gestión de base de datos incluido en el
paquete de base de programas de Microsoft Office. Es un gestor de datos que
recopila información, relativa a un asunto o propósito particular. Si la base
de datos no está almacenada en un equipo, o solo están instaladas partes de la
misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias
fuentes y de orden de coordinar y organizar la base de datos. Access contiene
herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia,
aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para
tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado.
Bases de
Datos:
Es un conjunto de datos
pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su
posterior uso. También es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades
de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar
fácilmente.
Base de
Datos Relacional:
Una base de datos relacional es una
base de datos que cumple con el modelo relacional. Permiten establecer
interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en las
tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas,
de ahí proviene su nombre: “Modelo Relacional”.
Sistema de Administración
de Bases de Datos relacional:
Se trata de un instrumento que nos
permite ingresar, recuperar y manejar la información contenida en la base de
datos. Entendemos por manejar la posibilidad de ejecutar las siguientes operaciones, entre muchas otras:
-Añadir nueva información a medida
que esta se va ingresando.
-Obtener la información ordenada
según determinado parámetros.
-Calcular cómputos referidos a la
base
-Imprimir información deseada, ya sea
en forma de tablas o de gráficos de diversos tipos
Sus
principales componentes de una base de datos:
Base de
Datos Integral: o también llamado archivo contenedor por que en él se agrupan todo lo
necesario para el manejo de de la información referente a un determinado tema:
tablas, consultas, informes, macros, módulos, paginas. Estos elementos se
denominan en Access objetos
Tabla: Es una herramienta de
organización de información que se utiliza en bases de datos en la informática.
Una tabla hace referencia al modelado o recopilación de datos por parte de una
aplicación de un programa que permite operar con los mismos organizándolos y poniéndolos
en relación de diversas manera. Ellas están compuestas por filas horizontales y
columnas verticales. El campo es el nombre de cada columna, debe ser único y
con un tipo de dato asociado. El registro, por otro lado, es cada fila que
compone la tabla y que incluye datos.
Registro: es el conjunto de
información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser
algo así como una ficha.
Campo: unidad básica de una base
de datos. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si
pueden tener espacios en blanco en el medio.
Tipos de
datos y propiedades:
El tipo de campo, permite especificar
el tipo de información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:
-Texto: para introducir cadenas
de caracteres hasta un máximo de 255
-Memo:
para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres
-Numérico:
para introducir números.
-Fecha/Hora:
para introducir datos de formato fecha u hora
-Moneda:
para introducir datos en formato número y con el signo monetario
-Auto
numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido
-Si/No:
campo lógico. Este tipo de campo solo si queremos un contenido del tipo
Si/No, Verdadero/Falso, etc.
-Objeto
OLE: para introducir una foto, grafico, hoja de cálculo, sonido, etc.
-Hipervínculo:
podemos definir un enlace hacia una página Web
-Asistente
para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o
de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado
Índice: El índice de una base de
datos es una estructura de datos que mejora la velocidad de las operaciones,
permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla en una base de datos.
El tiene un funcionamiento similar al índice de un libro, guardando parejas de
elementos: el elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos.
Los índices son construidos sobre arboles B, B+, B* o sobre una mezcla de
ellos, funciones de cálculo u otros métodos.
Clave
primaria o principal: Es un campo o una combinación de campos que identifica de
forma única a cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de esta
manera una columna o conjunto de columnas. No puede haber dos filas en una
tabla que tengan una misma clave primaria.
Consulta: La unión de filas
resultantes se denomina consultas de resumen, también se conocen como consultas
sumarias, las filas del resultado de una consulta de resumen tiene una
naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas,
ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.
Con las
consultas podemos:
-Elegir campos
específicos de tablas específicas;
-Seleccionar
informaciones vía criterios
-Mostrar las informaciones
de varios órdenes;
-Obtener datos
de varias tablas simultáneamente;
-Calcular
totales;
-Crear
formularios e informes;
-Crear otras
consultas y gráficos.
Formulario: Es un objeto de base de
datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una
tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso de
los datos, como que campos o filas de datos se van a mostrar.
Informe: Un informe es un conjunto
de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del
usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de
facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos… Los informes son
esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.
Cosas a
tener en cuenta para una confección de una base de datos:
Antes de utilizar Microsoft Access
para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formaran la base
de datos, es importante diseñar la base de datos, para ello se recomienda los
siguientes pasos:
Pasos para
realizar una base de datos:
1-Determinar la finalidad de la base de datos:
Se debe saber que información desea obtener de la base
de datos. Piense detenidamente las preguntas que deseas que responda la base de
datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los
formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de
datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
2-Determinar
las tablas que se necesitan:
Es más
conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar
sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios
de diseño fundamentales:
-Una tabla no debe contener información duplicada y la
información no debe duplicarse entre las tablas.
-Cada tabla debe contener información sobre un asunto
3-Determinar
los campos que se necesitan:
Cada tabla contiene
información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos
individuales sobre el asunto de la tabla. Al realizar los bocetos de los campos
para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
-Relacione cada
campo directamente con el asunto de la tabla.
-No incluya
datos derivados ni calculados
-Incluya toda
la información que necesite
-Almacene
información en sus partes lógicas más pequeñas
4-Identificar
los campos con valores exclusivos (clave principal):
Cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o
un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro
individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave
principal.
5-Determinar
las relaciones entre las tablas:
Para reunir toda la información relacionada de un modo
significativo. Para ello, se debe definir relaciones entre las tablas.
6-Precisar el diseño:
Es necesario estudiar el diseño y detectar los
posibles fallos que puedan quedar.
Es recomendable observar si se puede utilizar la base
de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos que los
formularios informes y compruebe si
muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y
elimínelas.
7-Introducir
datos y crear otros objetos de la base de datos:
Una vez establecido el diseño, es el momento de
comenzar a agregar los datos existentes a las tablas
8-Utilizar las herramientas de análisis de
Microsoft Access:
Se pueden utilizar dos herramientas que nos ofrece
Access que puede ayudar a precisar la base de datos. El asistente para analizar
tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas tablas
relacionadas si se es necesario.
Reflexión: Creo que saber de este tipo de programas es importante para el trabajo profesional, ya que me permite saber sobre los conceptos y características, nos permite una reducción del tiempo y espacio, al utilizar grandes cantidades de datos.
Introducción de Ms Access 2007- Fabian Bertochi- Material proporcionado por la cátedra Informatica consultado 30/08/2013.
