Access

Microsoft Access

En este post, realizare una descripción y definición de los componentes, sus características y funciones de MS Access

MS Access es un sistema de gestión de base de datos incluido en el paquete de base de programas de Microsoft Office. Es un gestor de datos que recopila información, relativa a un asunto o propósito particular. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o solo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes y de orden de coordinar y organizar la base de datos. Access contiene herramientas de diseño y programación reservadas a los usuarios con mayor experiencia, aunque incluye bases de datos listas para ser usadas; están preparadas para tareas muy comunes, que cualquiera puede realizar en un momento determinado.

Bases de Datos:

Es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. También es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.

Base de Datos Relacional:

Una base de datos relacional es una base de datos que cumple con el modelo relacional. Permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos (que están guardados en las tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas, de ahí proviene su nombre: “Modelo Relacional”.

Sistema de Administración de Bases de Datos relacional:

Se trata de un instrumento que nos permite ingresar, recuperar y manejar la información contenida en la base de datos. Entendemos por manejar la posibilidad de ejecutar las  siguientes operaciones, entre muchas otras:

-Añadir nueva información a medida que esta se va ingresando.

-Obtener la información ordenada según determinado parámetros.

-Calcular cómputos referidos a la base

-Imprimir información deseada, ya sea en forma de tablas o de gráficos de diversos tipos

  

Sus principales componentes de una base de datos:

Base de Datos Integral: o también llamado archivo contenedor por que en él se agrupan todo lo necesario para el manejo de de la información referente a un determinado tema: tablas, consultas, informes, macros, módulos, paginas. Estos elementos se denominan en Access objetos

Tabla: Es una herramienta de organización de información que se utiliza en bases de datos en la informática. Una tabla hace referencia al modelado o recopilación de datos por parte de una aplicación de un programa que permite operar con los mismos organizándolos y poniéndolos en relación de diversas manera. Ellas están compuestas por filas horizontales y columnas verticales. El campo es el nombre de cada columna, debe ser único y con un tipo de dato asociado. El registro, por otro lado, es cada fila que compone la tabla y que incluye datos.

Registro: es el conjunto de información referida a una misma persona u objeto. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

Campo: unidad básica de una base de datos. No pueden llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio.

Tipos de datos y propiedades:

El tipo de campo, permite especificar el tipo de información que cargaremos en dicho campo, esta puede ser:

-Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255

-Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres

-Numérico: para introducir números.

-Fecha/Hora: para introducir datos de formato fecha u hora

-Moneda: para introducir datos en formato número y con el signo monetario

-Auto numérico: en este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido

-Si/No: campo lógico. Este tipo de campo solo si queremos un contenido del tipo Si/No, Verdadero/Falso, etc.

-Objeto OLE: para introducir una foto, grafico, hoja de cálculo, sonido, etc.

-Hipervínculo: podemos definir un enlace hacia una página Web

-Asistente para búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado

Índice: El índice de una base de datos es una estructura de datos que mejora la velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de una tabla en una base de datos. El tiene un funcionamiento similar al índice de un libro, guardando parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos. Los índices son construidos sobre arboles B, B+, B* o sobre una mezcla de ellos, funciones de cálculo u otros métodos.

Clave primaria o principal: Es un campo o una combinación de campos que identifica de forma única a cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de columnas. No puede haber dos filas en una tabla que tengan una misma clave primaria.

Consulta: La unión de filas resultantes se denomina consultas de resumen, también se conocen como consultas sumarias, las filas del resultado de una consulta de resumen tiene una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, ya que corresponden a varias filas de la tabla origen.

Con las consultas podemos:

-Elegir campos específicos de tablas específicas;

-Seleccionar informaciones vía criterios

-Mostrar las informaciones de varios órdenes;

-Obtener datos de varias tablas simultáneamente;

-Calcular totales;

-Crear formularios e informes;

-Crear otras consultas y gráficos.

Formulario: Es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso de los datos, como que campos o filas de datos se van a mostrar.

Informe: Un informe es un conjunto de informaciones organizadas y formateadas basándose en las exigencias del usuario y consiste en extraer y presentar los datos bajo el formato de facturas, etiquetas, postales, listines telefónicos… Los informes son esenciales para organizar e imprimir los datos en un estilo profesional.

Cosas a tener en cuenta para una confección de una base de datos:

Antes de utilizar Microsoft Access para crear las tablas, los formularios y los demás objetos que formaran la base de datos, es importante diseñar la base de datos, para ello se recomienda los siguientes pasos:

Pasos para realizar una base de datos:

1-Determinar la finalidad de la base de datos:

Se debe saber que información desea obtener de la base de datos. Piense detenidamente las preguntas que deseas que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

2-Determinar las tablas que se necesitan:

Es más  conveniente realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información  teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

-Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.

-Cada tabla debe contener información sobre un asunto

3-Determinar los campos que se necesitan:

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Al realizar los bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

-Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.

-No incluya datos derivados ni calculados

-Incluya toda la información que necesite

-Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas

4-Identificar los campos con valores exclusivos (clave principal):

Cada tabla de la base de datos debe incluir un campo o un conjunto de campos que identifiquen de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

5-Determinar las relaciones entre las tablas:

Para reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, se debe definir relaciones entre las tablas.

6-Precisar el diseño:

Es necesario estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar.

Es recomendable observar si se puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos que los formularios  informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

7-Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos:

Una vez establecido el diseño, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas

8-Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access:

Se pueden utilizar dos herramientas que nos ofrece Access que puede ayudar a precisar la base de datos. El asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas tablas relacionadas si se es necesario.

Reflexión: Creo que saber de este tipo de programas es importante para el trabajo profesional, ya que me permite saber sobre los conceptos y características,  nos permite una reducción del tiempo y espacio, al utilizar grandes cantidades de datos.

Fuente: wikipedia, links: http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos , consultado 30/08/2013

http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_relacional consultado 30/08/2013

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_gesti%C3%B3n_de_bases_de_datos consultado 30/08/2013

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access consultado 30/08/2013

Introducción de Ms Access 2007- Fabian Bertochi- Material proporcionado por la cátedra Informatica consultado 30/08/2013.

http://es.wikipedia.org/wiki/Clave_primaria consultado 30/08/2013

http://es.wikipedia.org/wiki/%C3%8Dndice_(base_de_datos) consultado 30/08/2013

buenastareas, links: http://www.buenastareas.com/ensayos/Que-Es-Una-Consulta-En-Access/3733119.html consultado 30/08/2013