Sistema de Informacion

¿Que es un sistema de información?

Un sistema de información es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

• Personas
• Datos
• Actividades o técnicas de trabajo
• Recursos materiales en general (generalmente recursos informáticos y de comunicación, aunque no necesariamente).

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar a información más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

Componentes de un sistema de informacion: 

Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: almacenamiento, procesamiento y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.

• Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interfase automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de disquete, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.

• Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o disquetes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.

• Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

• Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, disquetes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.

Clasificación de los sistemas de información:

La clasificación de los sistemas de información se realiza teniendo en cuenta sus características similares. Esta clasificación permite identificar diferentes sistemas, analizarlos, plantear nuevos sistemas etc. entre las clasificaciones se encuentran:

1. Por estructura organizacional: se clasifican a lo largo de líneas estructuradas. Dentro de estos se encuentran los sistemas para divisiones, departamentos, unidades de operación e incluso para empleados individuales.

2. Por área funcional: para todas las tareas rutinarias o repetitivas que se desarrollan en la empresa y que son esenciales para la operación de la organización. Ejemplo: sistema de información contable, sistema de información de comercialización, sistema de información de recursos humanos.

3. De acuerdo con la ayuda brindada: apoyan a los gerentes en la toma de decisiones o a empleados administrativos al momento de entregar un informe. Ejemplo graficas, tablas, etc.

Objetivo de un sistema de información:

El objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la toma de decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre.

Reflexión: este tipo de sistemas en gran medida es muy importante para las organizaciones, ya que pueden influenciar en sus decisiones y estrategias para lograr el éxito.

Flujo de información

La información que circulan de abajo hacia arribo por la líneas jerárquicas, se resume a medida que avanza hacia los niveles superiores; la información que se obtiene en cada nivel se organiza y combina para pasar a otro nivel superior, en el cual también se realiza una combinación que prepara la información para que se siga fluyendo nuevamente hacia arriba.

Dentro del flujo de información desde abajo hacia arriba se presenta 4 circunstancias que merecen destacarse:

     a)      Resumen de información.

     b)      Filtrado de información.

     c)       Absorción de incertidumbre.

     d)      Sesgo de presentación.

a)  Resumen de información: es la reducción en la cantidad de datos e información a transmitir, obviando los detalles acerca de las unidades pero sin cambiar el significa esencial de la información original.

El resumen produce una reducción cada vez mayor a medida que fluye hacia los niveles superiores de la organización. Es producto de la imposibilidad de los administradores de absorber y utilizar todos los detalles incluidos en todas las operaciones de todas las unidades de los niveles inferiores. El resumen también permite ver con más claridad tendencias o inclinaciones en las operaciones que con el conjunto de detalles sería imposible visualizar

b) Filtrado de información: a medida que la información va siendo resumida se produce el filtrado de la misma, por el cual cada nivel decide el grado de detalle que se incluirá en los resúmenes. Se produce una parcial modificación de información.

El proceso de filtrado puede ser sumamente útil cuando los administradores de un nivel inferior separan información que los administradores del siguiente nivel podrían encontrar superflua o intranscendente. Por otro lado el filtrado puede tener un sesgo indeseado cuando cierta información que no favorecen a los administradores es dejada de lado por ellos mismos.

Para eliminar hasta donde sea posible esta característica indeseada del filtrado. Se pueden establecer ciertos mecanismos verificadores. Uno de ellos consiste en diseñar el sistema de información de modo que almacene detalladamente la información no filtrada a fin de que esté disponible antes cualquier requerimiento.

Otro mecanismo utilizado es el de bajar hacia los niveles inferiores de la organización “ ver personalmente las tareas” y operaciones. La observación directa y el dialogo con el personal operativo permiten obtener en muchas oportunidades, información muy útil que pudo haber sido filtrada.

c) Absorción de la incertidumbre: los subordinados resumen la información que proporcionan a sus superiores, volcando los hechos y detalles más importantes si no también resumiendo toda la información que se tiene. Los administradores integran esa información con hechos, estimaciones y suposiciones para formarse una opinión de toda la situación. Luego esta opinión general es la que comunica a sus superiores.

Por lo tanto, la absorción de la incertidumbre se produce cuando se tienen inferencias en un conjunto de hechos y luego se comunican las inferencias y no los detalles de los hechos concretos. El que recibe la comunicación no posee elementos que permitan establecer la exactitud y confiabilidad de esa información.

Este proceso de absorción de incertidumbre, resumen y formación de opinión permite la simplificación de los sistemas de información, ya que el detalle de la información de un nivel no necesita ser proporcionada al siguiente nivel superior. Si un nivel recibe la suficiente información detallada para formarse una opinión, puede elevar al nivel inmediato superior, resúmenes o bien, ninguna información.

b) Sesgo en la presentación: no toda la información puede presentarse de la misma manera: ya se expreso que existen formas numéricas o formas graficas de presentación de la información cuantitativa. De acuerdo a la elección que se realice en la presentación, una misma información se interpretará o se dispondrá en forma diferente durante su uso; básicamente puede presentarse la información con forma de informe tabulado o bien por alguna grafica. El informe tabulado centra su atención en cada una de las cantidades discretas que se presentan, en tanto que las graficas tienden a mostrar más claramente tendencias relativas.

Generalmente las personas prefieren las formas graficas para recibir información. En estos casos es importante definir ciertos aspectos para evitar introducir sesgos:

a) Utilización de colores: es usual usar el rojo para señalar los déficit, de modo que llame la atención.

b) Diferentes graficas: no toda la información puede volcarse a cualquier grafico. Las series de tiempo como la del ejemplo se adaptan mejor a las graficas de curvas. En tanto que si se quiere manejar porcentajes, el grafico de torta sería el más adecuado (figura 4.9)

c) Escalas: el usar una escala bien desagregada permite aprecias más claramente las diferencias en las tendencias.

d) Tamaño: si las graficas son todas del mismo tamaño se facilita la comparación. Graficas muy pequeñas dificultan la observación y la comprensión de la información.

Fuente: wikipedia, link: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informaci%C3%B3n  consultado 25/10/13

FCCEA, link: http://fccea.unicauca.edu.co/old/siconceptosbasicos.htm  consultado 25/10/13

http://definicion.de/sistema-de-informacion/  consultado el 25/10/13  

BIBLIOGRAFÍA DE VOLPENTESTA: "Estudio de sistemas de información para la administración". Volpentesta, Jorge Roberto. 1993. Editorial Osmar D. Buyatti.